Wiadomość e-mail

Krótka wiadomość wysyłana lub odbierana przez sieć komputerową

Gregor Schuster/Getty Images

Wiadomość e-mail to tekst , zazwyczaj krótkie i nieformalny , który jest wysyłany lub odbierany przez sieć komputerową. Chociaż wiadomości e-mail są zwykle prostymi wiadomościami tekstowymi, można dołączyć załączniki (takie jak pliki graficzne i arkusze kalkulacyjne). Wiadomość e-mail można wysłać do wielu odbiorców jednocześnie. Jest również znany jako „wiadomość elektroniczna”. Alternatywna pisownia tego terminu to „e-mail” i „e-mail”.

Tyrania e-maili

„Pierwszy e-mail został wysłany niecałe 40 lat temu. W 2007 roku miliard komputerów PC na świecie wymienił 35 bilionów wiadomości e-mail. Przeciętny pracownik korporacji otrzymuje obecnie ponad 200 e-maili dziennie. Amerykanie spędzają średnio więcej czasu na czytaniu e-maili niż ze swoimi współmałżonkami”.

– Johna Freemana, Tyrania poczty elektronicznej: czterotysięczna podróż do Twojej skrzynki odbiorczej . Szymon i Schuster, 2009

Koncentrowanie wiadomości e-mail

„Wiadomość e-mail zazwyczaj ogranicza się do jednego pomysłu, a nie dotyczy kilku kwestii. Jeśli zwracasz się do więcej niż jednego? temat w jednej wiadomości e-mail istnieje prawdopodobieństwo, że odbiorca zapomni odpowiedzieć na wszystkie omawiane kwestie. Omówienie jednego tematu pozwala na napisanie opisowego wiersz tematu , a odbiorca może w razie potrzeby umieścić wiadomość z jednym tematem w osobnej skrzynce pocztowej. Jeśli musisz wysłać długą wiadomość, podziel ją na logiczne sekcje, aby ułatwić zrozumienie”.

– Carol M. Lehman i Debbie D. Dufrene, Komunikacja biznesowa 16 wyd. Cengage południowo-zachodni, 2011

Edycja wiadomości e-mail

' Edytować wszystkie twoje e-maile pod kątem poprawnej gramatyki, interpunkcji i pisowni. Nic nie dyskredytuje Cię szybciej niż niechlujna poczta e-mail. Tak, masz sprawdzanie pisowni, wiem, ale nie wszyscy to podłączają. Czytać korektę . Nic nie mówi „nie jestem profesjonalistą w biznesie” szybciej lub głośniej niż słaba umiejętność komponowania lub pisania”.

– Cherie Kerr, Połączenie rozkoszy czy odrzucenia?: etykieta e-mail dla profesjonalisty biznesowego . Execuprov Press, 2007

Dystrybucja wiadomości e-mail

„W miejscu pracy poczta e-mail jest krytycznym narzędziem komunikacji, więc często zdarza się, że wiadomość e-mail... jest rozpowszechniana daleko poza zamierzony zakres, czasami powodując zakłopotanie (lub gorzej) dla nadawcy. W 2001 r. szef Cerner Corporation wysłał do menedżerów gniewny e-mail, ganiąc ich za to, że nie pracują wystarczająco ciężko. Jego tyradę opublikowano w Internecie na finansowej tablicy ogłoszeń, czytanej przez wiele osób. Inwestorzy obawiali się, że morale firmy jest niskie, a wartość akcji firmy spadła o 22 procent, co kosztowało akcjonariuszy miliony dolarów. New York Times poinformował, że dyrektor wysłał swoją następną wiadomość e-mail z przedmową: „Proszę, traktuj tę notatkę z najwyższą poufnością.... Jest ona przeznaczona wyłącznie do rozpowszechniania wewnętrznego. Nie kopiuj ani nie wysyłaj e-maili nikomu innemu.''

– David Blakesley i Jeffrey L. Hoogeveen, Podręcznik Thomsona . Nauka Thomsona, 2008

Zasady i władze

„W 1999 roku Constance Hale i Jessie Scanlon opublikowały poprawione wydanie Styl przewodowy . Podczas gdy inne tomy etykiety, zarówno przed, jak i później, podchodziły do ​​pisania online z myślą o pisarzach biznesowych, Hale i Scanlon byli bardziej wyluzowani publiczność na uwadze. Redaktorzy wyraźnie szydzili z pomysłu, że e-mail powinien podlegać redagowanie —przez nadawcę lub odbiorcę. Niektóre próbki:

' 'Pomyśl tępe wybuchy i fragmenty zdań .... Pisownia oraz interpunkcja są luźne i zabawne. (Nikt nie czyta e-maili z czerwonym długopisem w ręku.)”

„Świętuj podmiotowość”.

' 'Pisz sposób, w jaki ludzie mówią. Nie nalegaj na ' podstawowy angielski .

' 'Bawić się gramatyka oraz składnia . Doceń niezdyscyplinowanie.

„Autorzy proponują podejście do poczty e-mail w stylu „dzieci-kwiat”. Ale patrząc z perspektywy, mają oni tak samo potencjalny autorytet nad tym, jak powinien wyglądać styl e-maili, jak samozwańczy osiemnasto- i dziewiętnastowieczni preskryptyści takich jak biskup Robert Lowth nad strukturą języka angielskiego. Ogłoś się autorytetem i zobacz, czy ktoś pójdzie za mną.

– Naomi S. Baron, Zawsze włączony: język w świecie online i mobilnym . Oxford University Press, 2008

Przykłady wiadomości e-mail

' 16 listopada . Alex Loom dotrzymała obietnicy, że nie będzie do mnie dzwonić, ale dwa dni później dostałem od niej e-mail z informacją: „Kiedy się spotkamy, aby omówić moje badania?”. Odpisałem: „Nie wiem. Ciekawe, skąd wziąłeś mój adres e-mail?” Odpowiedziała: „Pomyślałam, że prawdopodobnie korzystasz z sieci uniwersyteckiej i masz taką samą formę adresu, jak wszystkie inne wydziały.” Miała oczywiście rację…. Dodała: „To kiedy się spotkamy?” Napisałam: „Nie widzę sensu spotkania, jeśli nie ma o czym rozmawiać. Czy możesz wysłać mi rozdział?” Wysłała mi kopię swojej propozycji pracy doktorskiej, bardzo ogólną i abstrakcyjną. Odpisałem e-mailem: „Muszę zobaczyć coś bardziej konkretnego, na przykład rozdział'. Ona odpowiedziała: „Nic, co do tej pory nie napisałam, nie nadaje się do pokazania'. Odparłem: „W takim razie poczekam'. , cisza.'

– David Lodge, Głuche zdanie . Harvill Secker, 2008

„Jedna z moich ulubionych e-mailowych historii pochodzi od Ashley, menedżera wyższego szczebla w firmie świadczącej usługi finansowe, która wciąż pamięta wiadomość e-mail, którą otrzymała (wraz ze wszystkimi członkami jej zespołu) od nowego pracownika, który właśnie ukończył studia. Pomimo faktu, że był w pracy dopiero od kilku tygodni, początkujący czuł się zmuszony do zaoferowania grupie swoich propozycji pracy w wiadomości e-mail zawierającej 1500 słów, która zawierała wszystko, od jego przemyśleń na temat ubioru po pomysły na poprawę morale pracowników . Przez wiele miesięcy jego e-mail krążył wewnętrznie i stał się obiektem żartów w biurze, a ludzie zastanawiali się, jak ten nowy facet mógł być tak nieświadomy.

– Elżbieta Freedman, Praca 101: Nauka lin w miejscu pracy bez wieszania się . Bantam Dell, 2007