Struktura listu formalnego

Sasha Bell / Getty Images

Formalne angielskie litery są szybko zastępowane przez e-mail . Jednak formalną strukturę listów, której się uczysz, nadal można zastosować do firmowych wiadomości e-mail i innych formalne e-maile . Postępuj zgodnie z tymi wskazówkami dotyczącymi struktury, aby pisać skuteczne formalne listy biznesowe i e-maile.

Cel każdego akapitu

Pierwszy paragraf: Pierwszy akapit formalnej listy powinien zawierać wprowadzenie do celu pisma. Powszechne jest najpierw podziękować komuś lub przedstawić się.

Szanowny Panie Anders,

Dziękuję za poświęcenie czasu na spotkanie ze mną w zeszłym tygodniu. Chciałbym kontynuować naszą rozmowę i zadać kilka pytań.

Akapity ciała: Drugi i kolejne akapity powinny zawierać główne informacje zawarte w liście i opierać się na głównym celu w wstępny akapit pierwszy .

Nasz projekt przebiega zgodnie z planem. Chcielibyśmy opracować program szkoleniowy dla pracowników w nowych lokalizacjach. W tym celu zdecydowaliśmy się wynająć powierzchnię w lokalnym centrum wystawienniczym dla biznesu. Nowy personel będzie szkolony przez naszych ekspertów personalnych przez trzy dni. W ten sposób będziemy w stanie sprostać zapotrzebowaniu już od pierwszego dnia.

Ostatni akapit: Ostatni akapit powinien krótko podsumowywać intencje formalnego pisma i kończyć się wezwaniem do działania.

Dziękuję za rozważenie moich sugestii. Z niecierpliwością czekam na możliwość dalszego omówienia tej sprawy.

Formalne szczegóły listu

Otwórz za pomocą wyrażenia formalnego adresu, takiego jak:

Szanowny Panie, Pani (Pani, Pani) - jeśli znasz nazwisko osoby, do której piszesz. Posługiwać się Szanowni Państwo jeśli nie znasz nazwiska osoby, do której piszesz, lub Do tych których może to dotyczyć

Zawsze używaj SM dla kobiet, chyba że zostaniesz specjalnie poproszony o użycie Pani lub Tęsknić.

Rozpocznij swój list

Najpierw podaj powód pisania. Jeśli zaczynasz z kimś korespondencję o czymś lub prosisz o informacje, zacznij od podania powodu napisania:

• Piszę, aby poinformować o ...
• Piszę, aby zapytać/zapytać o...
• Piszę z prośbą o informacje dla małych firm.
• Piszę, aby poinformować, że nie otrzymaliśmy jeszcze zapłaty za ...

Często w podziękowaniu pisze się oficjalne listy. Jest to szczególnie ważne, gdy piszesz w odpowiedzi na pewnego rodzaju zapytanie lub gdy piszesz, aby wyrazić uznanie za rozmowę kwalifikacyjną, referencję lub inną profesjonalną pomoc, którą otrzymałeś.

Oto kilka przydatnych zwrotów wdzięczności:

• Dziękuję za list z (data) z zapytaniem o ...
• Serdecznie dziękujemy za list z dnia (data) z prośbą o / żądający informacji o ...
• W odpowiedzi na Państwa pismo z dnia (data) dziękujemy za zainteresowanie ...

Przykłady:

• Chciałabym podziękować za list z 22 stycznia z prośbą o informacje o naszej nowej linii kosiarek.
• W odpowiedzi na Państwa pismo z dnia 23 października 1997 roku dziękujemy za zainteresowanie naszą nową linią produktów.

Prosząc o pomoc, używaj następujących zwrotów:

• Byłbym wdzięczny, gdybyś mógł + czasownik
• Czy masz coś przeciwko + czasownik + ing
• Czy prośba o to...

Przykłady:

• Byłbym wdzięczny za przesłanie mi broszury.
• Czy mógłbyś zadzwonić do mnie w przyszłym tygodniu?
• Czy prośba o odroczenie płatności o dwa tygodnie to za dużo?

W celu udzielenia pomocy używane są następujące zwroty:

• chętnie + czasownik
• Z przyjemnością + czasownik

Przykłady:

• Chętnie odpowiem na wszelkie pytania.
• Chętnie pomożemy w znalezieniu nowej lokalizacji.

Załączanie dokumentów

W niektórych pismach formalnych będziesz musiał załączyć dokumenty lub inne informacje. Użyj poniższych zwrotów, aby zwrócić uwagę na załączone dokumenty, które mogłeś dołączyć.

• W załączeniu znajdź + rzeczownik
• W załączeniu znajdziesz ... + rzeczownik
• Załączamy ... + rzeczownik

Przykłady:

• W załączeniu kopia naszej broszury.
• W załączeniu kopia naszej broszury.
• Załączamy broszurę.

Uwaga: jeśli piszesz formalny e-mail, skorzystaj z fazy: Załączone proszę znaleźć / Załączone znajdziesz.

Uwagi końcowe

Zawsze kończ formalny list wezwaniem do działania lub odniesieniem do przyszłego wyniku, którego pragniesz. Niektóre opcje obejmują:

Skierowanie na przyszłe spotkanie:

• Nie mogę się doczekać spotkania / zobaczenia
• Nie mogę się doczekać spotkania w przyszłym tygodniu.

Oferta dalszej pomocy

• Nie wahaj się ze mną skontaktować, jeśli masz jakiekolwiek pytania w tej sprawie.
• Jeśli potrzebujesz dalszej pomocy, skontaktuj się ze mną.

Formalne potwierdzenie

Podpisz list jednym z następujących zwrotów:

• Z poważaniem,
• Z poważaniem,

Mniej formalny

• Wszystkiego najlepszego.
• Z poważaniem.

Pamiętaj, aby podpisać list odręcznie, a następnie wpisać swoje imię i nazwisko.

Format bloku

Oficjalne listy pisane blokami umieszczają wszystko po lewej stronie kartki. Umieść swój adres lub adres firmy na górze listu po lewej stronie (lub użyj nagłówka firmowego), a następnie adres osoby i/lub firmy, do której piszesz, wszystkie umieszczone po lewej stronie strony. Naciśnij klawisz, aby powrócić kilka razy i użyj daty.

Standardowy format

W pismach formalnych pisanych w standardowym formacie umieść swój adres lub adres firmy na górze listu po prawej stronie. Umieść adres osoby i/lub firmy, którą piszesz po lewej stronie strony. Umieść datę po prawej stronie strony zgodnie z Twoim adresem.