Czym są raporty biznesowe i techniczne?

Obrazy Morsa/Getty Images

Raport to dokument, który przedstawia informacje w zorganizowanym formacie dla określonego publiczność oraz zamiar . Mimo że streszczenia Raporty mogą być składane ustnie, kompletne raporty prawie zawsze mają formę dokumentów pisemnych.

W „Współczesnych raportach biznesowych” Kuiper i Clippinger definiują raporty biznesowe jako „zorganizowane, obiektywne prezentacje obserwacji, doświadczeń lub faktów wykorzystywanych w procesie podejmowania decyzji”.

Sharma i Mohan w swojej książce „Korespondencja biznesowa i pisanie raportów” definiują raport techniczny jako „pisemne oświadczenie o faktach dotyczących sytuacji, projektu, procesu lub testu; jak ustalono te fakty; ich znaczenie; wyciągnięte z nich wnioski; oraz [w niektórych przypadkach] zalecenia, które są przygotowywane”.

Rodzaje raportów obejmują notatki , protokoły, raporty laboratoryjne, raporty książkowe , raporty z postępów, raporty z uzasadnieniami, raporty dotyczące zgodności, raporty roczne oraz polityki i procedury.

Cel raportów biznesowych i technicznych

W „Komunikacja biznesowa: ramy sukcesu” H. Dan O'Hair, James S. O'Rourke i Mary John O'Hair wyjaśniają cztery główne cele raportów biznesowych.

„Raporty mogą pełnić cztery różne, czasem powiązane ze sobą funkcje. Można ich używać jako kontroli, aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie wszystkich działów, przekazywać informacje, dostarczać analizy i przekonywać innych do działania”.

Charakterystyka skutecznych raportów

W „Contemporary Business Reports” Shirley Kuiper i Dorinda Clippinger zapewniają wgląd w efektywną komunikację biznesową.

„Skuteczne relacje są rozumiane przez czytelnika zgodnie z zamierzeniami autora i wpływają na czytelnika, aby działał tak, jak chciał tego pisarz. Cele pisarza najprawdopodobniej zostaną osiągnięte, jeśli odpowiadają potrzebom i celom czytelnika. Skuteczny raport jest empatyczny, dokładny, kompletny, zwięzły , oraz jasne . Przede wszystkim skuteczny raport przedstawia informacje w sposób etyczny”.

Łączenie się z odbiorcami

Warren Buffet, we wstępie do „ Podręcznik zwykłego angielskiego ”, dzieli się radami, jak najlepiej komunikować się w raportach biznesowych.

„Jedna nieoryginalna, ale przydatna wskazówka: pisz z myślą o konkretnej osobie. Pisząc roczny raport Berkshire Hathaway udaję, że rozmawiam z moimi siostrami. Nie mam problemu z ich wyobrażeniem: choć bardzo inteligentni, nie są ekspertami w księgowości ani finansach. Zrozumieją prosty angielski , ale żargon może ich zdziwić. Moim celem jest po prostu przekazanie im informacji, których chciałbym, aby dostarczyli mi, gdyby nasze pozycje zostały odwrócone. Aby odnieść sukces, nie muszę być Szekspirem; Muszę jednak szczerze pragnąć informować.

Raporty biznesowe mogą być długie lub krótkie

Jak opisuje John M. Lannon w „Komunikacji technicznej”, wraz z długością raportów, cel i zakres raportów różnią się.

„W świecie zawodowym decydenci opierają się na dwóch ogólnych rodzajach raportów: Niektóre raporty koncentrują się głównie na Informacja („co robimy teraz”, „co zrobiliśmy w zeszłym miesiącu”, „co znaleźliśmy w naszej ankiecie dla klientów”, „co się działo na spotkaniu działu”). Ale oprócz samego dostarczania informacji, wiele raportów obejmuje również: analiza („co te informacje oznaczają dla nas”, „jakie działania należy rozważyć”, „co zalecamy i dlaczego”).

„W przypadku każdego długiego (formalnego) raportu niezliczone krótkie (nieformalne) raporty prowadzą do świadomych decyzji w sprawach tak różnorodnych, jak najwygodniejsze krzesła biurowe do kupienia dla najlepszego rekruta do zatrudnienia na szkolenie dla kierownictwa. W przeciwieństwie do długich raportów, większość krótkich raportów nie wymaga rozszerzonego planowania, jest szybko przygotowywana, zawiera niewiele lub nie zawiera informacji ogólnych i nie ma części przedniej ani końcowej (strony tytułowej, spisu treści, glosariusza itp.). Ale pomimo ich zwięzłość , krótkie raporty dostarczają informacji i analiz, których potrzebują czytelnicy”.

Źródła

• Kuipera, Shirley i Dorindy A. Clippingera. Współczesne raporty biznesowe. 5th ed., South-Western, Cengage Learning, 2013.
• Lannon, John M. i Laura J. Gurak. Komunikacja techniczna. Wyd. 14, Pearson, 14 stycznia 2017 r.
• Podręcznik w prostym języku angielskim – Jak tworzyć przejrzyste dokumenty informacyjne SEC. Biuro Edukacji i Obsługi Inwestorów, sierpień 1998, b-ok.cc/book/2657251/448dd1.
• O'Hair, Dan i in. Komunikacja biznesowa: ramy sukcesu. South-Western College Publishing, 2000.
• Sharma, RC i Krishna Mohan. Korespondencja biznesowa i pisanie raportów: praktyczne podejście do komunikacji biznesowej i technicznej . Tata McGraw-Hill, 2017.