10 wskazówek edycyjnych dla pisarzy biznesowych

baona/Getty Images

Podobnie jak samo życie, pisanie może czasami być nieuporządkowane, frustrujące i ciężko . Ale możesz trochę ułatwić sobie życie zawodowe: redagowanie mając na uwadze te zasady. To proste: niezależnie od tego, czy piszesz dwuwierszową wiadomość e-mail, czy 10-stronicowy raport, przewiduj potrzeby swoich czytelników i pamiętaj o czterech C: Bądź jasny, zwięzły, rozważny i poprawny.

Przyjmij postawę „ty”.

Oznacza to spojrzenie na temat z punkt widzenia Twoich czytelników , podkreślając co one chcesz lub musisz wiedzieć.

• Przykład: Poprosiłem, aby Twoje zamówienie zostało wysłane dzisiaj.
• Rewizja: Otrzymasz zamówienie do środy.

Skoncentruj się na prawdziwy Przedmiot.

Nie zakopuj słowa kluczowego, wrzucając je do frazy następującej po słabym temacie.

• Przykład: Realizacja nowej kampanii marketingowej rozpocznie się 1 czerwca.
• Rewizja: Nowa kampania marketingowa rozpocznie się 1 czerwca.

Pisz aktywnie, nie pasywnie.

Wszędzie tam, gdzie jest to właściwe, umieść temat z góry i zrób to robić coś. Aktywny głos ogólnie działa lepiej niż pasywny, ponieważ jest bardziej bezpośredni, bardziej zwięzły i łatwiejszy do zrozumienia. (Ale nie zawsze.)

• Przykład: Twoja propozycja została przejrzana na naszym spotkaniu 1 kwietnia i została natychmiast przekazana programistom.
• Rewizja: Sprawdziliśmy Twoją propozycję 1 kwietnia i natychmiast przekazaliśmy ją programistom.

Wytnij niepotrzebne słowa i frazy.

Przegadane wyrażenia mogą rozpraszać czytelników, więc pozbądź się bałaganu .

• Przykład: Piszę tę notatkę, ponieważ bardzo dziękuję za zorganizowanie domu otwartego, który odbył się w ubiegły czwartek.
• Rewizja: Bardzo dziękujemy za zorganizowanie w miniony czwartek domu otwartego.

Nie pomijaj słów kluczowych.

Być jasne a także zwięzły, czasami musimy Dodaj słowo lub dwa.

• Przykład: Szopa magazynowa to pierwszy krok.
• Rewizja: Odblokowanie szopy magazynowej to pierwszy krok.

Nie zapomnij o swoich manierach.

Oto gdzie bycie uważny Jeśli mówisz „proszę” i „dziękuję” podczas rozmowy z kolegami, dołącz te słowa również do swoich e-maili.

• Przykład: Wyślij mi raport w żargonie, zanim wrócisz do domu.
• Rewizja: Proszę, wyślij mi raport żargonowy, zanim wrócisz do domu.

Unikaj nieaktualnych wyrażeń.

Jeśli nie lubisz brzmieć duszno w druku, trzymaj się z dala od słów i fraz, które są nigdy używane w rozmowie – „w załączeniu”, „ma to na celu doradzenie”, „zgodnie z twoją prośbą”.

• Przykład: W załączeniu w celach informacyjnych znajduje się duplikat wyżej wymienionego aktu.
• Rewizja: Załączam kopię aktu.

Załóż czapkę na modne słowa i modne słowa.

Modne wyrażenia mają tendencję do szybkiego zużywania się powitania. To samo dla firm żargon . Postaraj się pisać jak człowiek .

• Przykład: W ostatecznym rozrachunku najważniejsze jest to, że powinniśmy umożliwić pracownikom wnoszenie wkładu w najlepsze praktyki.
• Rewizja: Zachęcajmy ludzi do zgłaszania sugestii.

Rozłóż swoje modyfikatory.

Układanie oznacza nagromadzenie modyfikatory przed rzeczownikiem; słowny odpowiednik korka. Długie ciągi rzeczowników mogą uratować słowo lub dwa, ale mogą również zaskoczyć czytelników.

• Przykład: Zespół kamery planetarnej o szerokim polu widzenia z teleskopu kosmicznego, naziemna kamera z naładowanymi urządzeniami (od Nowy naukowiec , cytowane przez Matthew Lindsay Stevensa w Subtelności stylu naukowego , 2007)
• Rewizja: Co?

Czytać korektę.

Wreszcie jest poprawność : zawsze upewnij się, że Sprawdź swoją pracę , bez względu na to, jak dobrze sobie radzisz w pozostałych C.

• Przykład:: Kiedy się spieszysz, bardzo łatwo zostawić słowa.
• Rewizja: Kiedy się spieszysz, bardzo łatwo jest pominąć słowa.