Telefoniczna rozmowa biznesowa – odgrywanie ról

Opanuj swoją następną rozmowę biznesową

Obrazy bohaterów / Obrazy Getty

Telefonowanie jest ważną częścią prowadzenia biznesu w języku angielskim. Rozmowy telefoniczne, zwłaszcza biznesowerozmowy telefoniczne, postępuj zgodnie z pewnymi wzorami:

1. Ktoś odbiera telefon i pyta, czy może pomóc.
2. Dzwoniący zgłasza prośbę — albo o połączenie z kimś, albo o informacje.
3. Rozmówca jest podłączony, otrzymuje informację lub informuje, że nie ma go w tej chwili w biurze.
4. Jeśli osoby, której dotyczy wniosek, nie ma w biurze, dzwoniący jest proszony o: zostaw wiadomość .
5. Dzwoniący zostawia wiadomość lub zadaje inne pytania.
6. Rozmowa telefoniczna się kończy.

Oczywiście wszystkie biznesowe rozmowy telefoniczne nie przebiegają według tego sztywnego schematu. Ale to jest podstawowy zarys większości biznesowych rozmów telefonicznych, zwłaszcza tych, które są prowadzone w celu uzyskania informacji lub pytać o wyjaśnienie .

Przykładowa rozmowa telefoniczna w firmie: odgrywanie ról

Poniższa służbowa rozmowa telefoniczna może być wykorzystana jako: odgrywanie ról w klasie wprowadzić szereg standardowych zwrotów do ćwicz telefonowanie w języku angielskim .

Pani Anderson (przedstawiciel handlowy Jewels and Things): pierścień pierścień... pierścień pierścień... pierścień pierścień...
Pan Smith (sekretarz) : Witam, Diamonds Galore, tu mówi Peter. Jak mogę ci dzisiaj pomóc?

Pani Anderson: Tak, dzwoni pani Janice Anderson. Czy mogę porozmawiać z panem Franksem?

Pan Smith: Obawiam się, że pan Franks jest w tej chwili poza biurem. Czy chcesz, żebym zabrał wiadomość?

Pani Anderson: Uhm... właściwie to wezwanie jest raczej pilne. Rozmawialiśmy wczoraj o problemie z dostawą, o którym wspomniał pan Franks. Czy zostawił ci jakieś informacje?

Pan Smith: Właściwie to zrobił. Powiedział, że może dzwonić przedstawiciel twojej firmy. Poprosił mnie też, żebym zadał Ci kilka pytań...

Pani Anderson: Świetnie, chciałbym jak najszybciej rozwiązać ten problem.

Pan Smith: Cóż, nadal nie otrzymaliśmy przesyłki kolczyków, która miała przybyć w zeszły wtorek.

Pani Anderson: Tak, bardzo mi przykro z tego powodu. W międzyczasie rozmawiałem z naszym działem dostaw i zapewnili mnie, że kolczyki zostaną dostarczone jutro rano.

Pan Smith: Świetnie, jestem pewien, że pan Franks z przyjemnością to usłyszy.

Pani Anderson: Tak, przesyłka była opóźniona z Francji. Nie mogliśmy go wysłać aż do dzisiejszego ranka.

Pan Smith: Rozumiem. Pan Franks chciał również umówić się z tobą na spotkanie jeszcze w tym tygodniu.

Pani Anderson: Z pewnością, co on robi w czwartek po południu?

Pan Smith: Obawiam się, że spotyka się z kilkoma klientami poza miastem. Co powiesz na czwartek rano?

Pani Anderson: Niestety, w czwartek rano spotykam się z kimś innym. Czy robi coś w piątek rano?

Pan Smith: Nie, wygląda na to, że jest wolny.

Pani Anderson: Świetnie, czy powinienem wpaść o 9?

Pan Smith: Cóż, zwykle organizuje zebranie personelu o 9. Trwa ono tylko około pół godziny. A może 10?

Pani Anderson: Tak, 10 byłoby świetnie.

Pan Smith: OK, zaplanuję to. Pani Anderson o 10, piątek rano... Czy jest jeszcze coś, w czym mogę ci pomóc?

Pani Anderson: Nie, myślę, że to wszystko. Dziękuję za pomoc... Do widzenia.

Pan Smith: Do widzenia.

Krótkie podsumowanie rozmowy telefonicznej

Sprawdź swoją wiedzę, wypełniając luki słowami i wyrażeniami poniżej, aby uzupełnić podsumowanie rozmowy.

Pani Anderson dzwoni do Diamonds Galore do _____ z panem Franksem. Pana Franksa nie ma w biurze, ale Henry Smith, sekretarz, rozmawia z panią Anderson o _____ problemie z niektórymi kolczykami. Kolczyki jeszcze nie _____ w Diamonds Galore. Pani Anderson mówi Peterowi, że był problem z _____ z Francji, ale kolczyki powinny przybyć jutro rano.

Następnie _____ spotkanie pomiędzy panią Anderson i panem Franksem. Pan Franks nie jest w stanie _____ z panią Anderson w czwartek, ponieważ jest _____. W końcu decydują w piątek rano o 10 po _____, które pan Owen zwykle spędza w piątkowe poranki.

Odpowiedzi

mówić, dostawa/wysyłka, dotarła, wysyłka/dostawa, harmonogram, spotkanie, zajęty, spotkanie personelu

Kluczowe zwroty i słownictwo

Jak mogę pomóc:To jest formalne wyrażenie używane do okazania grzeczności. To znaczy „Czy mogę ci pomóc?”powołanie:telefonowaniepo za biurem:nie w biurzeodebrać wiadomość:zapisać wiadomość od dzwoniącegopilne:bardzo ważnedostawa:wniesienie towaru do klientawspomniany:powiedziałrozwiązany:pod opiekąjak najszybciej:w najszybszy sposób, JAK NAJSZYBCIEJWysyłka:dostawa, wniesienie towaru do klientazapewniony:pewność, że coś jest lub się wydarzyzadowolony:szczęśliwyopóźniony:nie być w stanie zrobić czegoś na czaswygląda jak:wydaje sięSpotkanie pracowników:spotkanie pracownikówtrwa:nie spieszyć sięharmonogram:umów się na przyszłe spotkanie

Ćwicz wskazówki do odgrywania ról

Skorzystaj z tych wskazówek, ról i scenariuszy, aby samodzielnie stworzyć ćwiczące odgrywanie ról, aby poszerzyć swoje umiejętności telefoniczne, aby pomóckomunikacja w miejscu pracy.

Cue do odgrywania ról 1

Jan

Chciałbyś porozmawiać z Kevinem z FunStuff Brothers, firmy produkującej zabawki. Odpowiadasz na jego telefon, ponieważ interesują Cię produkty firmy.

Kate

Jesteś recepcjonistą w FunStuff Brothers, spróbuj przekazać połączenie Kevinowi, ale odbierz wiadomość, gdy dowiesz się, że Kevin nie może odebrać połączenia.

Cue do odgrywania ról 2

Estelle

Dzwonisz do zaplanować spotkanie z kierownikiem działu personalnego. Chciałbyś spotkać się we wtorek rano, ale możesz też przyjść w czwartek i piątek.

Pion

Możesz umówić się na spotkanie pod koniec przyszłego tygodnia, ale będziesz poza biurem do czwartku rano.