Minuty z pisania biznesowego
Słowniczek terminów gramatycznych i retorycznych
Protokoły są „zapisem tego, co było” Gotowe na [a] spotkaniu, nie co było powiedział (Nancy Sylwester, Przewodnik partyzancki po regułach Roberta , 2006).
Obrazy Morsa/Getty Images
W pisanie biznesowe , protokoły są oficjalnym pisemnym zapisem spotkania. Protokoły są na ogół zapisywane w języku czas przeszły prosty . Służą jako stały zapis rozważanych tematów, wyciągniętych wniosków, podjętych działań i przydzielonych zadań. Są również zapisem, które osoby wniosły wkład w spotkanie pod względem nowych pomysłów i jak te pomysły zostały odebrane. Jeśli na posiedzeniu odbywa się głosowanie, protokół służy jako zapis tego, kto głosował za, a kto przeciw propozycji, co można wziąć pod uwagę w przyszłości, gdy przyjdą konsekwencje wdrożenia lub odrzucenia tej propozycji.
Kto zajmuje minuty?
Niektóre protokoły są przechowywane przez sekretarza ds. nagrań, pracownika, którego zadaniem jest sporządzanie protokołów, prowadzenie wszystkich zapisów i akt, śledzenie obecności i zapisów głosowania oraz raportowanie do odpowiednich wyznaczonych stron (na przykład zarządu lub wyższego kierownictwa firmy ). Protokoły mogą być jednak przechowywane przez każdą osobę obecną na spotkaniu i są one na ogół przekazywane wszystkim członkom jednostki reprezentowanej na spotkaniu.
Główne części protokołu spotkania
Wiele organizacji używa standardowego szablonu lub specjalnego formatu do przechowywania protokołów, a kolejność części może się różnić.
- Osoba spisująca protokół powinna mieć możliwość robienia tego w czasie rzeczywistym w miarę postępu spotkania, tak aby gotowy produkt był w stanie zbliżonym do ostatecznego na koniec spotkania.
- Protokół powinien koncentrować się na wynikach i działaniach zorientowanych na cel.
- Dobre minuty są krótkie i na temat. Nie są to dosłowne relacje, ale zwięzłe, spójne podsumowania. Streszczenia powinny zawierać punkty porozumienia i niezgody, ale nie wymagają wszystkich szczegółów.
- Protokoły mogą służyć jako materiał źródłowy do raportu lub notatki, jednak powinny być napisane w celu podsumowania wydarzeń dla tych, którzy uczestniczyli w spotkaniu, a nie dla tych, którzy tego nie zrobili.
- Protokół należy wypełnić i rozdać niezwłocznie po spotkaniu (zasada jest w ciągu jednego lub dwóch dni).
- Hieberta, Murraya; Klatta, Bruce'a. ' Encyklopedia przywództwa: praktyczny przewodnik po popularnym przywództwie . McGraw-Hill, 2001
Obserwacje
„W protokole pisemnym bądź jasny, wyczerpujący, obiektywny i dyplomatyczny. Nie interpretuj tego, co się stało; po prostu zgłoś to. Ponieważ spotkania rzadko są idealnie zgodne z agendą, dostarczenie dokładnego zapisu spotkania może okazać się trudne. W razie potrzeby przerwij dyskusję, aby poprosić o wyjaśnienie.
„Nie nagrywaj emocjonalnej wymiany zdań między uczestnikami. Ponieważ protokoły są oficjalnym zapisem spotkania, chcesz, aby pozytywnie odbijały się na uczestnikach i organizacji”.
(Z ' Komunikacja techniczna ,' Wydanie dziewiąte autorstwa Mike'a Markela)